UNIDAD 1 Consideraciones de calidad.
1.1 Clasificacion de compras.
1.2 Pronostico de compras.
1.3 Inventarios
1.4 Planeación de los requerimientos
.
UNIDAD 2 Selección y relación con los proveedores.
2.1 Fabricar o comprar.
2.2 Decisión de la selección del proveedor.
2.3 Evaluación de los proveedores.
2.4 Relación comprador proveedor.
2.5 Evaluación de las
fuentes potenciales.
UNIDAD 3 Determinación de precios.
3.1 Relación de costos y precios.
3.2 Tipos de compras para la determinación de precios.
3.3 Procedimiento para la determinación de precios.
3.4 Los descuentos.
UNIDAD 4 Aspectos legales de las compras,
4.1 Autoridad legal de las compras,
4.2 Responsabilidad
del comprador.
4.3 Orden de compra.
4.4 Cancelación de la orden de compra.
Introducción.
Las compras son parte fundamental de una empresa ya que sin estas no existiría la misma.
Dentro de este encontraremos información sobre las compras y parte fundamental para poder llevar acabo una buena compra y todo lo que conllevan estas.
UNIDAD 1 Consideraciones de calidad.
1.1 Clasificacion de compras.
Todos somos consumidores. Nuestros actos de compra
obedecen a varios factores: económicos, psicológicos, sociológicos,
intelectuales etc. Aquí sólo analizaremos aquellos relacionados con su
frecuencia y comodidad.
Lo que antes, y sin duda hoy todavía,
es un factor muy importante, el precio, cobra con el paso del tiempo una menor
relevancia. Las diferencias de precios entre los principales competidores son
cada vez más insignificantes y en un surtido tan largo quedan diluidas.
Otros factores como surtido, comodidad y sobretodo ahorro de tiempo pasan a ser
una de las claves decisorias del factor compra.
Si tenemos en cuenta la concentración de la población en grandes ciudades, nos
daremos cuenta de la importancia del hecho, todo ello unido al factor más
importante de las ultimas tres décadas: La incorporación de la mujer a la
sociedad laboral de una manera masiva. El rol de la mujer como ama de casa como
única profesión es un esquema de escasa vigencia. El acto de la compra es cada
vez más familiar, más lúdico, más compartido. Lo que hace unos años era
impensable: el varón con su carrito, su lista, aprovisionándose en una gran
superficie es hoy en día una imagen cada vez más habitual.
Podríamos clasificar las compras hoy en día en varios tipos:
* Compra Ocasional
* Compra de Proximidad
* Compra de Comodidad
* Compra de Consumo
* Compra Especialista
Compra Ocasional
Podríamos llamar compra ocasional al tipo de compra que se realiza esporádica mente y que tiende a cubrir una necesidad no satisfecha anteriormente
y postergada en el tiempo por el consumidor. Este tipo de compra contempla
igualmente las compras de impulso y de cuantía menor que cubren necesidades
básicas. Los sitios más habituales donde se realizan estas compras ocasionales
se encuentran en mercadillos, rastros, ferias, las novedosas tiendas de
"todo a cien", tiendas tradicionales, 24 horas, súper, etc.
Compra de Proximidad
Las compras de proximidad obedecen a una necesidad: satisfacer la demanda de
suministros alimentarios y del hogar de manera practica, rápida y cercana.
Cubren las necesidades básicas y habitualmente tienden a cubrir un periodo de
consumo familiar relativamente corto, diario o todo lo más semanal. En estos
últimos años se desarrollan espectacular mente los "hard discounters",
supermercados de proximidad pertenecientes en su mayoría a enseñas
multinacionales, alemanas o francesas que responden a esta necesidad. La compra
de proximidad tiene una expansión inusitada en nuestro país, reflejo del tipo y
manera de vivir de nuestra sociedad. La concentración de la población en
ciudades y barrios. Actualmente proliferan, al igual que las sucursales
bancarias, los supermercados que cada día tienden a sustituir a la tienda
tradicional de ultramarinos es un buen reflejo de la importancia de este tipo
de compra.
Las cadenas implantadas tienen un perfil muy definido:
-Economía de escala
-Pertenencia a cadenas nacionales o multinacionales que compran conjuntamente.
-Proliferación de marcas propias, también llamadas marcas blancas.
-Surtido escaso y centrado en los productos de gran consumo alimentarios y del
hogar.
-Ritmo de ofertas semanales.
-Carencia de parking.
Últimamente cada vez son más las enseñas que ponen en practica una serie de
servicios centrados en la fidelización de clientes, (bonos, cupones, tarjeta)
así como servicio de entrega a domicilio a partir de un volumen determinado de
compra. Dentro de este grupo cabe destacar cadenas como DIA, Unide, Sabeco,
Zero etc.
Compra de Comodidad
Como antes explicábamos, las nuevas condiciones de vida y hábitat condicionan de
manera indudable las formas de consumo. La falta de tiempo, la incorporación
del matrimonio a la vida laboral, hace que prolifere nuevas formas de
distribución cuyo punto fuerte o factor diferenciador es la comodidad por
encima de otros rasgos. En este sentido cabe destacar el enorme desarrollo y
difusión de las empresas de comidas a domicilio al igual que la compra
telefónica o la compra electrónica a través de Internet. Igualmente, la compra
de comodidad tiene su reflejo, cada vez más común, en que cada día son mas las
grandes superficies que para no perder poder en ese terreno y conscientes de la
nueva realidad, han introducido nuevos servicios como reparto a domicilio,
compra por Internet etc.
La compra de comodidad es sin duda uno de los segmentos de desarrollo para los
próximos años. Conscientes de ello son muchas las empresas que aprovechan su
infraestructura logística o tecnológica para coger una parte muy importante de
la cuota de mercado en constante crecimiento y que obedece a una necesidad latente
en la sociedad. Algunos de los ejemplos más importantes de este sector tienen
su reflejo en Tele pizza, El Corte Inglés y su división de Internet al igual que
la de Campo , Carrefour etc,. Cabe mencionar el ejemplo de a su hora, como
un ejemplo de aprovechamiento de tres elementos: Situación, logística y
tecnológico. Igualmente la incorporación de los supermercados a este modo de
entender la compra .
Compra de Consumo
Aunque la definición pueda parecer de pero grullo, ya que todas las compras son
destinadas en principio al consumo, esta denominación tiene por objeto
distinguir el carácter masivo y más duradero en el tiempo de provisión del
cliente. Efectivamente, aumentan progresivamente los clientes que reparten su
presupuesto familiar en cada tipología de consumo. Compran semanalmente en las
llamadas tiendas de proximidad, encargan vía Internet algunos artículos
especialistas y realizan el grueso de su compra en grandes superficies con una
periodicidad cercana a los quince días (según los últimos estudios). Esta
compra tiene casi un carácter familiar y en los últimos años aparecen unos
componentes importantes a la hora de analizar el modo y manera de
aprovisionamiento de los españoles.
Frecuentemente las familias se desplazan a las periferias de las ciudades, a
los parques comerciales, para en un día de compra o en unas horas, se
aprovisionan por un periodo de tiempo más largo . Estos parques comerciales son
actualmente auténticos centros lúdicos de consumo y sin duda cierran el circulo,
casi de una manera perfecta, de las necesidades de toda la familia.
Desde los grandes hipermercados, hasta los especialistas o "category
killers", las franquicias de las más diversas enseñas de textil, mueble,
electrodomésticos, gastronomía, ocio, bricolaje, perfumería etc., forman una
ciudad del ocio y consumo pensada por y para el cliente. Todo ello
complementado con los servicios entorno uno de los grandes protagonistas y sin
duda miembro familiar añadido: El automóvil. De manera regular las grandes
superficies instalan sus propias gasolineras y tiendas de mantenimiento del
automóvil ofreciendo unos precios atractivos como importante reclamo para
atraer a sus clientes. Es fácil observar como el descuento de x pesetas en
litro de gasolina va unido a un consumo de x pesetas dentro del hipermercado.
Merece especial mención la política de implantación de enseñas como , que
buscan los alrededores de estos parques comerciales para captar poco a poco una
clientela acostumbrada a este tipo de consumo. En principio su política se
distingue del "hard discounter" tradicional en varios elementos
diferenciadores:
- La superficie de ventas ligeramente superior
- Existencia de parking.
- Carritos.
- Configuración física mas parecida un mini-hiper.
1.2 Pronostico de compras.
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El pronóstico no es una predicción de
lo que irremediablemente pasará en el futuro. Un pronóstico es información con cierto grado de probabilidad de lo que pudiera pasar.
La probabilidad de éxito del plan
financiero está en función directa de la elaboración de los pronósticos. Dicho de otra forma,
el resultado de la planeación y operación de la empresa está directamente
ligada a la certeza de los pronósticos.
Para pronósticos de negocios las
mejores prácticas sugieren una combinación de técnicas cuantitativas y
cualitativas, es decir, pronósticos estadísticos como base para iniciar el
proceso de validación de los pronósticos definitivos.
Se ha comprobado que las técnicas de
pronósticos estadísticas son muy útiles, ya que cuantifican de manera muy
exacta ciertos componentes de la demanda como tendencia, patrones de
estacionalidad o de eventos.
El ser humano tiene la capacidad de
analizar muchas variables que sería muy difícil establecer en un modelo estadístico, sin embargo, está limitado en la cantidad de
pronósticos que puede analizar, es inconsistente y adicional mente en muchas
ocasiones las estimaciones presentan sesgos motivados por influencias de estado de ánimo, optimismo o incluso influencias derivadas por la presión de lograr el plan financiero de la empresa.
1.3 Inventarios.
Son registro de artículos y elementos que son propiedad de un individuo
o una empresa, realizado de forma precisa y exacta recibe el nombre de
inventario.
Desde el punto de vista comercial, se define al
inventario como el conjunto de bienes muebles e inmuebles con los que una
empresa cuenta para la comercialización. A su vez, en el inventario constan
aquellos materiales con los que se elabora el producto (materia prima),
los que aun no han sido terminados, y los suministros utilizados para la
realización del artículo.
Las mercancías están obligadas a aparecer en la agrupación de Activos Circulantes.
Las mercancías están obligadas a aparecer en la agrupación de Activos Circulantes.
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A partir de esta enunciación, los inventarios
pueden ser clasificados en distintos tipos o grupos:
INVENTARIO DE PRODUCTOS
TERMINADOS: aquí se registran aquellos bienes cuya elaboración ha concluido, y han
sido aprobados por los controles de calidad. Es decir que esta clase de
inventarios están constituidos por todos los artículos manufacturados, aptos
para la comercialización.
INVENTARIO DE PRODUCTOS
EN PROCESO DE FABRICACIÓN:
Se refiere a aquellos inventarios compuestos por la contabilización de bienes parcialmente elaborados o manufacturados. Se registran de acuerdo a la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación que recaerán sobre los mismos.
Se refiere a aquellos inventarios compuestos por la contabilización de bienes parcialmente elaborados o manufacturados. Se registran de acuerdo a la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación que recaerán sobre los mismos.
INVENTARIO DE MATERIAS
PRIMAS: se
conforma por aquellos materiales utilizados para la elaboración de nuevos
productos, pero que aun no han sido sometidos a proceso de transformación
alguno. Se diferencian de los suministro de fábrica, en el hecho de que los
primeros sí pueden contabilizarse.
INVENTARIO DE SUMINISTROS
DE FÁBRICA: constituido por aquellos elementos utilizados para la fabricación del
producto, pero que no se pueden cuantificar estrictamente. Es decir, los
suministros de fábrica no se identifican como parte del artículo, aunque son
utilizados en el proceso su elaboración. Esto se debe a que las cantidades
manipuladas de estos suministros son intrascendentes. Por ejemplo, clavos,
lijas, etc.
1.4 Planeación de los requerimientos.
El MRP, es un sistema de planificación de la producción y
de gestión de stocks (o inventarios) que responde a las preguntas:
¿qué? ¿cuánto? y ¿cuándo?, se debe fabricar y/o aprovisionar material.
El
procedimiento del MRP está basado en dos ideas esenciales:
La demanda de la mayoría de los
artículos no es independiente, únicamente lo es la de los productos terminados.
Las necesidades de cada artículo
y el momento en que deben ser satisfechas estas necesidades, se pueden calcular
a partir de unos datos bastantes sencillos:
Las demandas independientes.
La estructura del producto.
Así pues,
el MRP consiste esencialmente en el cálculo de necesidades netas de los
artículos necesarios, introduciendo un factor nuevo, no considerado en los
métodos tradicionales, como es el plazo de fabricación o entrega de cada uno de
los artículos, indicando la oportunidad de fabricar (o aprovisionar) los
componentes respecto a su utilización en la siguiente fase del proceso.
En la
base del nacimiento de los sistemas MRP está la distinción entre demanda independiente y demanda dependiente.
Esta
distinción es importante, debido a que la gestión de stocks de un producto
varía según su tipo de demanda. Las demandas independientes aplican métodos
estadísticos de previsión por demanda continua y en las dependientes se
utilizan los sistemas MRP.
El
concepto de MRP es sencillo: se trata de saber qué y cuanto se debe
aprovisionar/fabricar y en qué momento para cumplir con los compromisos
adquiridos.
El
sistema de planificación viene configurado por 3 parámetros:
Horizonte
Periodo
Frecuencia
El sistema MRP
Su
objetivo es disminuir el volumen de existencia a partir de lanzar la orden de
compra o fabricación en el momento adecuado según los resultados del Programa
Maestro de Producción. Su aplicación es útil donde existan algunas de las
condiciones siguientes:
El producto final es complejo y
requiere de varios niveles de sub ensamble y ensamble.
El producto final es costoso.
El tiempo de procesamiento de la
materia prima y componentes, sea grande.
El ciclo de producción (lead
time) del producto final sea largo.
Se desee consolidar los
requerimientos para diversos productos.
El proceso se caracteriza por
ítems con demandas dependientes fundamentalmente y la fabricación sea intermitente.
El
sistema MRP comprende la información obtenida de al menos tres fuentes:
El plan maestro de producción, el
cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los
productos que están sometidos a demanda externa (productos finales y piezas de
repuesto).
El estado del inventario, que
recoge las cantidades de cada una de las referencias de la planta que están
disponibles o en curso de fabricación, debiendo conocerse la fecha de recepción
de estas últimas.
La lista de materiales, que
representa la estructura de fabricación en la empresa conociendo el árbol de
fabricación de cada una de las referencias que aparecen en el Plan Maestro de
Producción.
A partir
de estos datos proporciona como resultado la siguiente información:
El plan de producción de cada uno
de los ítems que han de ser fabricados, especificando cantidades y fechas en
que han de ser lanzadas las órdenes de fabricación. Para calcular las cargas de
trabajo de cada una de las secciones de la planta y posteriormente para establecer
el programa detallado de fabricación.
El plan de aprovisionamiento,
detallando las fechas y tamaños de los pedidos a proveedores para aquellas
referencias que son adquiridas en el exterior.
El informe de excepciones, que
permite conocer qué órdenes de fabricación van retrasadas y cuáles son sus
posibles repercusiones sobre el plan de producción y en última instancia, sobre
las fechas de entrega de los pedidos a los clientes.
UNIDAD 2 Selección y relación con los proveedores.
2.1 Fabricar o comprar.
Para
poder iniciar sus actividades, las empresas necesitan adquirir productos y
servicios (materias primas, componentes, seguros, servicios de comunicación,
etcétera). Las personas o empresas que suministran productos o servicios a
otras empresas se denominan proveedores. Todas las empresas deben realizar un
proceso de búsqueda y selección de los proveedores de bienes y servicios más
adecuados a sus necesidades. Normalmente, se realiza en el departamento de
compras. El propósito es establecer una lista de las empresas que fabrican los
productos que nos interesan para solicitarles información y, luego, elegir la
más adecuada a nuestros intereses. Antes de decidir si se va tomar en cuenta a
un proveedor, se debe estudiar si los productos o materia prima que ofrece van
a tener impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad.
Una
vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más
adecuados basándose en los criterios de selección que se hayan elegido hasta
reducir la cantidad a unos pocos proveedores. No es muy recomendable tener a un
solo proveedor y hacerle todo el pedido que necesitamos; es preferible
distribuir nuestras compras entre varios proveedores, para que la empresa no
quede sin abastecimiento si un proveedor falla. A su vez, se ha de tener en
cuenta que el proceso de búsqueda y selección tiene un coste económico para la
empresa (aunque únicamente se considere el tiempo dedicado por las personas
encargadas de la selección), por lo que sólo se realizará para la adquisición
de los productos que se compren con más asiduidad o en los que el ahorro final
que se obtenga sea superior a la inversión realizada en la búsqueda y selección
de los proveedores.
2.2 Decisión de la selección del proveedor.
Antes
de comenzar la búsqueda de proveedores se ha de tener muy claro cuáles son los
productos que se necesita adquirir, de qué calidad y en qué cantidad para que
la selección se realice comparando productos de iguales o muy similares
características. Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de
selección en el que se pueden plantear diferentes situaciones de partida, por
ejemplo: La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de
proveedores. La empresa tiene ya unos proveedores que habitualmente le suministran,
pero no se encuentra satisfecha con ellos. Se quiere ampliar la cartera de
proveedores para realizar comparaciones de productos y de condiciones
comerciales con el objetivo de mejorar la gestión comercial. El proceso de
búsqueda y selección tiene tres fases: búsqueda de información, solicitud de
información y evaluación y selección de proveedores.
A
Búsqueda de información Algunas de las fuentes de información que se pueden
utilizar para localizar proveedores son las siguientes: Internet. Páginas amarillas.
Prensa de información general. Radio y
televisión. Publicaciones especializadas
en la actividad de la empresa. Publicaciones e informes de bancos y cajas de
ahorro. Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el sector. Asociaciones empresariales y profesionales. Cámaras de comercio. Bases de datos de
organismos públicos (ministerios, comunidades autónomas, ayuntamientos,
universidades, organismos oficiales, etcétera). Información obtenida de empresas especializadas
en gestión de bases de datos. Fuentes
internas de la propia empresa, como especialistas y técnicos en los productos.
B
Solicitud de información Una vez confeccionado un listado con los posibles
proveedores, se inicia el contacto directo para solicitar la información que
interesa recabar. Se ha de procurar que respondan claramente a los aspectos que
más interese conocer. En el supuesto de que a la empresa le urgiera recibir la
respuesta de los posibles proveedores, se indicará en las comunicaciones una
fecha límite para responder a la solicitud de información.
Formas
de solicitar información
Las formas más frecuentes para solicitar
información de los proveedores son: visitas de representantes comerciales,
visitas personales del responsable de la selección a la empresa del proveedor o
cartas solicitando el envío de catálogos, muestras, presupuestos, etcétera. A
Visitas de representantes comerciales Las entrevistas con los vendedores y
representantes de los fabricantes pueden constituir una de las fuentes más
valiosas de información. Se debe recibir a tantos representantes de ventas como
sea posible. Es indispensable el desarrollo de buenas relaciones con los
proveedores, las cuales se inician con una actitud amistosa, cortés, y franca
hacia la persona del agente de ventas. Ésta es la fuente más productiva, pues
permite hablar directamente, escuchar, preguntar características como precio,
calidad, a qué otras empresas surten, etcétera. B Visitas a las empresas de los
proveedores En algunos casos, un representante del departamento de compras
podrá visitar a un proveedor potencial con el fin de formarse una opinión
mediante la observación directa, respecto al equipo y al personal del
proveedor. Se considera una práctica sana que tales visitas sean realizadas en
equipo, junto con los expertos técnicos y financieros, cuando se desee efectuar
una evaluación más completa de una empresa y sus productos. C Cartas de
solicitud de información Es conveniente que en las cartas que se envíen o en la
negociación los proveedores conozcan los criterios que se van a utilizar para
evaluar sus ofertas.
2.3 Evaluación de los proveedores.
Una
vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más
adecuados; esto implica el estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su
eliminación sucesiva basándose en los criterios de selección que se hayan
elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. Con la información
que se recabe en el proceso de selección se realiza el siguiente trabajo: Una
ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores en el que se
reflejarán las características de los artículos que cada proveedor puede
suministrar y las condiciones comerciales que ofrece. Un
cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos
los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de
entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la
información recabada . No es conveniente depender de un único
proveedor. Se deben repartir los pedidos entre varios para garantizar el
suministro en el caso de que alguno falle y así evitar un desabastecimiento de
la empresa con el consiguiente perjuicio económico, al tener que parar el
proceso productivo o desabastecer a los clientes. Tener varios proveedores
puede generar el inconveniente de que, al distribuir la cantidad comprada entre
varios proveedores, los rappels fuesen menores. Una vez elegido un proveedor o
proveedores, es conveniente notificar a
los seleccionados la decisión que se ha tomado y cuáles son las razones que han
llevado a dicha elección. A los proveedores no seleccionados se les puede
notificar las causas que han motivado el no aceptar sus condiciones, ya que
podrían realizar nuevas ofertas que diesen lugar a nuevas negociaciones
comerciales, no sólo en el momento, sino también en futuras ocasiones.
2.4 Relación comprador proveedor.
El proveedor, sobrevive gracias al comercio que
realiza con la organización. Y su supervivencia, depende de la de la
organización. Ayudándose mutuamente y atendiendo a las necesidades de la otra
parte. Se logra optimizar el beneficio mutuo de la relación y la eficacia de
las dos organizaciones.
La empresa, necesita suministradores de confianza,
que conozcan sus necesidades expectativas. Que puedan superar las dificultades
para adecuarse a las necesidades de la empresa. Por tanto, los suministradores
tienen un carácter vital para la empresa, en donde se inicia la gestión de la calidad. Y necesita a los
suministradores para mantener su nivel de actividad. Por consiguiente son
integrados en la organización, o colectivo. En un asociación en la que se
benefician ambas partes.
Las buenas relaciones y marcha de los negocios
entre los suministradores y el resto de la organización, redunda en beneficios
para ambas partes, y ayuda a mejorar la calidad final del producto. Y a satisfacer
las necesidades y expectativas del consumidor y su entorno.
2.5 Evaluación de las fuentes potenciales.
Una
vez elaborado un cuadro comparativo con las características de las ofertas de
todos los proveedores preseleccionados, se procederá a la elección del
proveedor que ofrezca el producto y las condiciones más adecuadas a las
necesidades de la empresa. Para la selección de los proveedores se utilizan
básicamente criterios económicos y de calidad, aunque se puede utilizar una
combinación de ambos. A Criterios económicos La selección se realiza teniendo
en cuenta el precio de los artículos, los descuentos comerciales, el pago de
los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y descarga, etc.), los
descuentos por volumen de compra (rappels) y los plazos de pago. Se elegirá el
proveedor cuyo precio final sea más bajo. Lógicamente, cuando dos productos reúnan
las mismas condiciones económicas, se elegirá el de mayor calidad. B Criterios
de calidad Cuando a la hora de la selección el proveedor le conceda una gran
importancia a la calidad de los artículos, éstos han de ser sometidos a un
meticuloso estudio comparativo de sus características técnicas, analizar
muestras, realizar pruebas, etcétera. Este criterio se utiliza cuando lo que
prima en la empresa es conseguir un producto de una determinada calidad, que no
tiene que ser necesariamente la mejor, sino la que interese al comprador en ese
momento. También se utilizan criterios de calidad cuando el producto ha de
responder a unas características técnicas determinadas. Cuando los artículos
sean de la misma calidad se elegirá el que resulte más económico. No siempre la
oferta más barata es la más conveniente, puesto que también se pueden
considerar como pará- metros de calidad aspectos no directamente relacionados
con los productos como, por ejemplo: servicio post venta, periodo de garantía,
imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia de
servicios de atención al cliente, etcétera. También se toman en cuenta del
proveedor, su prestigio, localización, instalaciones, fuerza técnica, capacidad
financiera y nivel organizativo y de administración.
UNIDAD 3 Determinación de precios.
3.1 Relación de costos y precios.
Desde
el punto de vista económico, el costo son las satisfacciones de los bienes
que dejamos de obtener o utilizar para
adquirir los bienes que hemos preferido.
Para
las disciplinas administrativas, contable
y financiera, costo es la suma de los precios de los bienes utilizados
para la obtención de otro bien.
El
valor antecede al costo, a punto tal que si a la cosa no le asignamos valor, no
estaremos dispuestos a realizar esfuerzo alguno. Y el valor asignado al bien,
es causa del precio que estamos dispuestos a pagar para obtenerlo y satisfacer
nuestra necesidad.
El
realismo ingenuo cree que las cosas son bienes por sí mismas, a pesar de que la
física ha observado que las cosas se consideran por el efecto que producen en
el sujeto.
Las
cosas no tienen la propiedad implícita de ser bienes, las cosas por sí mismas
no tienen valor.
El
valor de las cosas es una apreciación subjetiva del grado de utilidad o
capacidad de proporcionar bienestar.
Para
muchos, costo, es determinante del efecto precio, para otros, precio y costo
están insurreccionados, se afectan y determinan mutuamente.
El
costo por ser tal, no puede ser otra cosa y por lo tanto no puede ser bien ni
valor; además es así porque no produce utilidad sino esfuerzo, sacrificio,
costo; en consecuencia no es un bien, es un mal.
En
la práctica, quienes más utilizan costo son los empresarios, por cuanto dicha
información es vital para la empresa a los fines de conocer la rentabilidad de
la actividad y su consecuencia, la permanencia o no en el mercado.
Y
en el sector empresario quien más necesita dicha información es la industria,
por el desconocimiento absoluto del dato previo a su cálculo o ejecución;
mientras que en el comercio, el costo de adquisición de la mercadería, está
dado. Dicha ventaja implica no sólo el conocimiento de uno de los datos
imprescindibles para conocer, en principio, la conveniencia o no de la
actividad, sino que además reporta una información muy importante: el costo
variable.
La
importancia del costo variable reside en el hecho de permitir determinar por
diferencia con el precio del producto el margen de contribución, es decir, la
utilidad bruta del negocio que permitirá cubrir los costos fijos (alquileres,
amortización e intereses de inversión, sueldos, etc.) y obtener beneficios.
Dicho dato no le viene dado al sector industrial por cuyo motivo debe obtenerlo
de sus propias actividades, experiencia y conocimiento.
La única relación existente entre precio y costo es que
son las dos caras de una misma moneda, es cierto, pero para dos sujetos
distintos, o sea que el precio para el vendedor es el costo para el comprador.
El
precio está determinado por el valor y es lo máximo que el mercado está
dispuesto a pagar por la totalidad de bienes que se pretende vender, dividido
la cantidad de bienes.
La rentabilidad es el precio de la supervivencia.
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3.2 Tipos de compras para la determinación de precios.
Clase de determinación de precio de compra A.
La clase para la determinación de precios de
compra A está enlazada con la
determinación de fuente o con una fuente de verificación de aprovisionamiento
para un proveedor especificado. Puede especificar si debe llevarse a cabo la
determinación de fuente de aprovisionamiento con o sin el aviso de los errores.
La determinación del esquema estándar se utiliza
para encontrar el esquema correcto para la determinación de precios de compra.
Esto determina el esquema para la determinación de precios de compra relevante
para proveedores externos y el esquema de cálculo relevante para la
determinación de precios para proveedores internos (centros de distribución). A
continuación, se calcula el precio de compra usando el esquema determinado.
Clase de determinación de precio de compra B.
En la clase de determinación de precio de
compra B, puede utilizar un esquema especial (aplicación Mo V)
que se ha concebido específicamente para determinaciones de precio de venta.
Necesita introducir este esquema especial junto con la aplicación en
Customizing para determinación de precios cuando determina la secuencia de
determinación de precios de compra.
Si mantiene simple este esquema especial, también
mejora considerablemente el rendimiento para la determinación de precio.
Por ejemplo, el esquema especial podría comprender
únicamente una clase de condición que representa el precio medio variable o
podría comprender el precio de compra que se calculó y se grabó en una
determinación de precio de venta anterior. Es útil utilizar este último
procedimiento para aquellos artículos cuyo precio de compra no se modificará
durante un período de tiempo más largo, por ejemplo.
Clase de determinación de precio de compra C.
Utiliza la clase de determinación de precio de
compra C para tener en cuenta necesidades
especiales concretas de la empresa utilizando módulos de funciones que haya
desarrollado.
Necesita introducir estos módulos de funciones en
Customizing para determinación de precios cuando determina la secuencia de
determinación de precios de compra.
Clase de determinación de precio de compra D.
En la clase de determinación de precio de compra D puede introducir el precio
de compra del artículo directamente en la tabla de determinación de precios.
Esto es útil en casos en los que desea especificar el precio de compra o en los
que todavía no hay ninguna entrada para el precio de compra en el sistema pero
el precio de compra todavía puede calcularse.
Clase de determinación de precio de compra E.
Puede utilizar la clase de determinación de precio
de compra E para calcular precios para
artículos estructurados, es decir, para artículos que, como sets de venta, se
componen de varios componentes. En estos casos, se fija el precio de compra de
cada componente y se obtiene el precio de compra del artículo estructurado
sumando los precios de compra de los componentes y considerando el número de
unidades de cada uno.
Clase de determinación de precio de compra F.
Si los artículos se venden a diferentes precios por
distintos proveedores, puede utilizar la clase de determinación de precio de
compra F para fijar el precio de compra
medio del artículo. Puede introducir factores de ponderación para los
proveedores, por ejemplo sobre la base de las cantidades de proyecto de
aprovisionamiento en una pantalla aparte.
Secuencias de determinación de
precio de compra
Las secuencias de determinación de
precio de venta son el segundo elemento en la determinación de precio de compra
flexible. Las secuencias de determinación de precio de compra 01 a 07 se
suministran como estándar. Puede definir secuencias de determinación de precio
de compra adicionales en Customizing para determinación de precios. Aquí,
define la secuencia en la cual se deben utilizar las clases de determinación de
precio de compra fijando precios de compra.
En la pantalla de selección para
determinaciones de precio de venta, necesita seleccionar una de las secuencias
de determinación de precio de compra definidas en Customizing.
Es importante acordarse de los
puntos siguientes cuando define secuencias de determinación de precio de compra
en Customizing:
Pasos.
Puede registrar pasos – igual que
para acceder a secuencias para condiciones - para una secuencia para la
determinación de precios de compra para definir la secuencia en la cual se
llaman las clases para la determinación de precios de compra durante la
determinación de precios de compra. No obstante, también puede registrar
sencillamente una clase para la determinación de precios de compra única, como
se muestra en la secuencia para la determinación de precios de compra 01 que se suministra.
Si utiliza una variante de lista
apropiada, puede visualizar la clase de determinación de precio de compra en el
campo de lista EKERA en la tabla de determinación de precios. Esto le permite ver con
rapidez qué clase de determinación de precio de compra se usó para buscar el
precio de compra cuando emplea secuencias de determinación de precio de compra
de varios niveles.
Parámetros.
Tiene que especificar los
parámetros relevantes para cada clase para la determinación de precios de
compra, como la clase determinación de fuente de aprovisionamiento o el esquema especial con su aplicación apropiada.
Condiciones de determinación de
precio.
Puede introducir necesidades de
determinación de precios para excluir ciertos pasos (ciertas clases de
determinación de precio de compra) de la determinación de precios de compra.
Por ejemplo, la necesidad de
determinación de precios 01 en la
secuencia de determinación de precio de compra 02 especifica que el segundo paso de
determinación de precio de compra debe realizarse únicamente para artículos con
el tipo de artículo 10 (set de
venta).
Puede definir necesidades de
determinación de precios en Customizing para Comercial en Corrección de sistema del mismo modo que definió las necesidades
para la determinación de precios.
3.3 Procedimiento para la determinación de precios.
Fijación
de precio basada en la oferta y la demanda
La
oferta y la demanda de un determinado servicio o producto determinan su precio,
su producción y los volúmenes de venta. El precio es, en teoría, inversamente
proporcional a la oferta y directamente proporcional a la demanda.
En
la vida real la estimación de los precios en función de la demanda vendrá
determinada, entre otras cosas, por el precio esperado o deseado por los
clientes, casi siempre en intervalos. Los métodos para averiguar el precio
esperado son:
Consultar
a expertos, distribuidores, etc. y que hagan una estimación.
Observar
los precios de productos o servicios similares.
Si
se realiza una encuesta, como técnica de investigación cualitativa, incluir una
cuestión relativa al precio.
2.
Fijación de precio basada en los costes
Necesitamos
tener analizados y descritos los costes fijos, los costes variables y la
previsión de ventas del producto o servicio. En esta técnica se utilizan, entre
otros, los siguientes conceptos:
Coste
total (CT): Suma de los costes fijos (CF) y de los costes variables (CV)
CT = CF + CV
Precio
de Venta al Público (P.V.P.): Cantidad que paga el consumidor por un producto o
servicio.
Concepto
de “punto muerto”: Volumen o previsión de ventas que sólo cubre los costes
fijos y variables de prestación del servicio, es decir volumen de ventas con el
que no se obtienen ni beneficios ni pérdidas.
Precio
mínimo: Precio por debajo del cual no podemos vender. Sin cubrir los costes
variables la empresa no podría seguir produciendo y no se puede dejar de
comprar las materias primas o el material fungible necesarios para producir un
bien o prestar un servicio.
En
el proceso de fijación de precio se debe incorporar el beneficio deseado.
P.V.P. = CT + Beneficio
deseado
3.4 Los descuentos.
En términos generales, son cuatro los tipos de descuentos que se utilizan con mayor frecuencia:
Descuentos
por Volumen: También llamados descuentos por cantidad,
tienen el objetivo de estimular a los clientes a que compren mayores cantidades
de un producto o línea de productos.
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Este tipo de descuento consiste
en una reducción del precio de lista que se aplica a compras cuyos volúmenes
son mayores de lo normal, ya sea en unidades o valores (efectivo).
Existen o se conocen dos tipos de descuentos por volumen:
No
acumulativos: Se
aplican a una compra específica. Su objetivo es el de estimular la compra de
grandes volúmenes de un producto o línea de productos concentrados en un solo
solo pedido. Por ejemplo: Descuentos a compras mayores de 1000 unidades o
superiores a los 10.000.- U$D.
Acumulativos: En este caso, los descuentos se
aplican a las compras totales que realiza un comprador en un periodo de tiempo determinado.
Su objetivo es el de lograr compras frecuentes o repetitivas y la lealtad del
cliente. Algunos ejemplos de este tipo de descuento son los programas de
"viajero frecuente" en el caso de las aerolíneas o de "huesped
frecuente" en el caso de hoteles...
Descuentos
por Pronto Pago: También conocidos como
descuentos en efectivo, tienen el objetivo de estimular a los clientes a que
realicen el pago de su cuenta en un plazo de tiempo específico o lo más antes
posible.
Este tipo de descuento consiste
en una reducción del precio de lista que se aplica al pago que se realiza
dentro de un plazo específico. Un ejemplo típico es "2/10, neto 30"
que significa que se debe pagar en un plazo de 30 días y que el comprador puede
restar 2% de la factura si la paga antes de 10 días .
Descuentos
por Temporada: También conocidos como descuentos
estacionales, tienen el objetivo de estimular la compra de uno o más productos
en temporadas de menor demanda.
Este tipo de descuento consiste
en una reducción del precio de lista que se aplica a la compra de productos que
están fuera de temporada. Por ejemplo, descuentos que ofrecen agencias de
viajes y aerolíneas en los periodos en que sus ventas hacia determinados
destinos bajan considerablemente.
Descuentos
Comerciales: También conocidos como descuentos
funcionales, tienen el objetivo de estimular a los miembros del canal de
distribución (mayoristas y/o detallistas) a que realicen ciertas funciones.
Este tipo de descuento consiste
en una reducción del precio de lista que se aplica a los miembros del canal de
distribución cuando realizan ciertas funciones como ventas, almacenaje,
promoción, entre otros.}
UNIDAD 4 Aspectos legales de las compras,
Un competente
comprador profesional no requiere la capacidad de un licenciado de derecho para comprender los principios fundamentales
de las leyes comerciales. Esta comprensión debe estimular el reconocimiento de
problemas y situación para evitar
trampas legales en las operaciones de todos los días.
Con frecuencia
un comprador o un vendedor deben de acudir ante la corte para hacer cumplir un
contrato o para enjuiciar daños financieros. En esas ocasiones que ocurren con
poca frecuencia ,en las que la acción legal es el último recurso, los costos
legales suelen ser elevados y los
resultados inciertos.
4.1 Autoridad legal de las compras.
En la época
actual por la que estamos pasando, que es de crisis económica, escasez de
dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de
tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente
inversión del dinero de una organización, ya que de no hacerlo adecuadamente se
presentará la irremediable desaparición de la organización.
Es por eso de la importancia del Departamento de compras, y sobre todo de su sistema
de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique,
siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el
dinero presupuestado.
El proceso de
compras dentro de una organización consiste en precisar cuáles son sus
necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y
abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos de compra,
celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a
la organización, con el siguiente pago de éstos. Las compras
(aprovisionamiento) representan una función primordial, puesto que una buena
administración de éstas mejora la posición competitiva de las empresas, al
buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organización.
El aprovisionamiento tiene los siguientes
principios:
Todas las
compras se deben a las necesidades particulares de la empresa. Se requiere un
análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el
abastecedor ofrece. El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno
conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta - demanda. Una
compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas
para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega. Un
comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado. En suma, el
responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al
producto/servicio a adquirir. Calidad - Precio - Tiempo de entrega - Cantidad.
4.2 Responsabilidad del comprador.
Responsabilidades básicas de la
gestión de compras son:
Mantener una continuidad en los
suministros teniendo en cuenta los programas.
Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.
Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible, dentro de las
condiciones y plazos de entrega requeridos.
Prevenir de las variaciones de precios
en el mercado, así como de las coyunturas o las tendencias que sean del interés
de la organización.
Para que se realice una gestión de
compras efectiva es necesaria una coordinación permanente entre los
departamentos comerciales o de operaciones y el de compras.
Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar las
siguientes actividades:
Búsqueda y evaluación de proveedores:
Constituye una de las actividades más importantes de la función de compras ,
tendente a tener una calificación de los proveedores en función de su capacidad
de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida
para las futuras relaciones comerciales con ellos.
Mantenimiento de un archivo
actualizado de productos , con sus características técnicas , códigos de
identificación , suministradores , precios y condiciones de entrega y pago .
Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega,
en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.
Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.
Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes
de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los
mismos hasta su recepción y control de la calidad, en el caso que lo requiera.
Solventar discrepancias en la recepción del producto.
Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad
Para cumplir sus objetivos, la función
de compras consta de actividades netamente diferenciadas que podríamos resumir
como:
Estudio de fuentes de suministro
(Análisis del mercado)
Selección de proveedores.
Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo empaquetado,
presentación, etc (gestión de la calidad de la compra )Estas especificaciones
suelen estar dictaminadas o bien por un departamento técnico (entorno
industrial) o bien por el departamento de marketing (entorno comercial)
La gestión de precios, para conseguir
compras lo más económicas posibles.
La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir máxima
fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega.
El seguimiento y control de todas las
operaciones realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidos por el
proveedor.
La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar pérdidas
económicas.
Formas de compra
En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo idénticos
procesos.
Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisición de bienes: la
actividad habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la empresa
dentro del contexto del mercado (poder de compra), el tipo de artículo a
adquirir, la significa cavidad de la compra, la situación geográfica del
proveedor, las características del vendedor, etc.
Se puede considerar que, se podrá
actuar más coherente mente, si se tienen definidas de forma independiente:
1 Las compras normales
2 La adquisición de elementos denominados menores
3 Los bienes importados
4 Las incorporaciones de bienes del activo fijo.
4.3 Orden de compra.
Una
orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos
de pago y de entrega.
La
orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura.
Todos
los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de
compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su
uso.
Por
lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
-
Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
-
Número de orden de compra
-
Nombre y dirección del proveedor
-
Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
-
Términos de entrega y de pago
-
Cantidad de artículos solicitados
-
Número de catálogo
-
Descripción
-
Precio unitario y total
-
Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden
-
Firma autorizada
El
original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de
contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el
departamento de compras.
4.4 Cancelación de la orden de compra.
El Comprador se reserva
el derecho a cancelar cualquier Orden de Compra en cualquier momento antes del
envío de los productos, no estando por ello sujeto a ningún recargo ni a ningún
otro tipo de penalización económica. El Comprador puede, por escrito, realizar
cambios en cualquier Orden de Compra, relativos a un ajuste equitativo del
precio, calendario de entrega o ambos, cuando sea necesario.
En
consideración de las obligaciones del Comprador al amparo de la Orden de
Compra, incluyendo la obligación del Comprador de pagar al Vendedor las
cantidades que puedan ser exigibles conforme a los términos de la Orden de
Compra, el Vendedor en este acto conviene y asume el riesgo y conviene en
defender, indemnizar y mantener a salvo al Comprador y a sus entidades
relacionadas, consejeros, funcionarios, empleados, agentes y cesionarios
(Beneficiario(s)”) de y en contra de toda pérdida, daño, responsabilidad,
gastos y costas (incluyendo honorarios razonable de abogados) derivados de
cualquier lesión o muerte de personas o daños a la propiedad, incluyendo daños
o falla en los bienes proveídos conforme a este instrumento, o daño a otros
componentes causados por dicha falla, como resultado de o relacionado con la
realización de los trabajos al amparo de la Orden de Compra o el incumplimiento
del Vendedor a las disposiciones de la Orden de Compra o de los bienes
proporcionados conforme a dicho documento, sin importar si dicha pérdida, daño
o responsabilidad es causado o no en parte por un Beneficiario. Ni este Articulo
o cualquier otra disposición de la Orden de Compra, considerará bajo ninguna
circunstancia, que constituye una indemnización derivada de la perdida, daño o
responsabilidad, gasto o costa, ocasionada por la absoluta negligencia del
mencionado Beneficiario. Las obligaciones de indemnización previstas en la
Orden de Compra, se considerarán modificadas para excluir las indemnizaciones expresamente prohibidas por disposición legal.
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